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बिना किसी प्रयास के स्वचालित दस्तावेज़ीकरण = सफाई और स्वच्छता का डिजिटल प्रमाण:
भवन की सफाई की तेज गति सफाई कर्मचारियों के लिए आवश्यक चीजों पर ध्यान केंद्रित करने में सक्षम होना आवश्यक बनाती है: सफाई! प्रवासन पृष्ठभूमि वाले कई कर्मचारी सफाई विभाग में काम करते हैं, जो कभी-कभी ग्राहक और स्वयं सेवा प्रदाता दोनों के लिए सुपाठ्य और उचित दस्तावेज़ीकरण को बहुत कठिन बना देता है।
कमरों में एनएफसी चिप्स का उपयोग करने सहित विभिन्न परीक्षण चरणों, जिन्हें सफाई कर्मचारियों द्वारा सफाई के बाद स्कैन किया जाना था, ने दिखाया है कि यह केवल एक निश्चित सीमा तक मज़बूती से काम करता है।
भले ही दृष्टिकोण और संचालन प्रक्रिया अच्छी थी, त्रुटि का मुख्य स्रोत कर्मचारियों द्वारा किया गया ऑपरेशन निकला। भागीदारों के साथ, एक प्रणाली विकसित की गई थी जो कर्मचारियों को शामिल किए बिना दस्तावेज़ीकरण बनाती है।
क्लीनली के साथ पूरी तरह से स्वचालित, डिजिटल और आत्मनिर्भर पहचान समाधान है। सफाई कर्मचारियों द्वारा भाषा या संचालन का ज्ञान आवश्यक नहीं है।
दस्तावेज़ीकरण, जैसे एचएसीसीपी सूचियाँ या स्वच्छता के अन्य प्रमाण, स्वचालित रूप से डिजिटल रूप से रिकॉर्ड किए जाते हैं। कागज पर साक्ष्य दाखिल करना, संग्रह करना और प्रावधान करना अब आवश्यक नहीं है। एक ऐप, टैबलेट या इंटरनेट पर कंप्यूटर के माध्यम से सबूतों को मिनट तक एक्सेस किया जा सकता है।
उपयोगकर्ताओं के लिए सफाई प्रक्रिया का दस्तावेजीकरण करने के लिए A5-आकार का डिस्प्ले (ePaper) उपलब्ध है और इसे साफ करने के लिए किसी भी कमरे में रखा जा सकता है।
यह प्रणाली बैटरी से संचालित होती है और इसे हर दो साल में केवल रिचार्ज या सेंसर में बदलने की आवश्यकता होती है।
सफाई कर्मचारियों को खुद कुछ नहीं करना है। सभी आवश्यक जानकारी स्वचालित रूप से एक WLAN या इंटरनेट कनेक्शन, या एक छोटे पॉकेट-आकार के डिवाइस के साथ Android सेल फोन का उपयोग करके एकत्र की जाती है।
लागतों की गणना सेंसर/कमरे/सीढ़ी के आधार पर एक समान दर के रूप में की जाती है।
जब क्लीनर कमरे में प्रवेश करने के लिए दरवाजे से गुजरता है, तो क्लीनर की जेब में मौजूद मोबाइल फोन इसे दर्ज कर लेता है और समय मापना शुरू कर देता है। कमरे से बाहर निकलते समय, समय रुक जाता है और शिफ्ट को 100% "विज़ुअल इंस्पेक्शन" या "क्लीन" के रूप में रिपोर्ट किया जाता है। क्लीनर को ऐप को संचालित करने की ज़रूरत नहीं है, सब कुछ अपने आप होता है। कमरे में कई बार प्रवेश करना रिकॉर्ड किया जाता है और सफाई के समय में जोड़ा जाता है। आगंतुक/अतिथि को हमेशा पोस्ट किए गए ई-पेपर के माध्यम से अंतिम सफाई के बारे में सूचित किया जाता है और वह सुरक्षित महसूस करता है।
जैसे ही मोबाइल फोन इंटरनेट या डब्ल्यूएलएएन से जुड़ा होता है, डेटा को मूल्यांकन के लिए पोर्टल पर भेज दिया जाता है। तीसरे तहखाने में मोबाइल फोन रिसेप्शन के बिना, सफाई समय अस्थायी रूप से मोबाइल फोन में सहेजा जाता है और बाद में प्रसारित किया जाता है।
पोर्टल को जानबूझकर स्पष्ट और उपयोग में आसान रखा गया है। ट्रैफिक लाइट रंगों "लाल", "पीला" और "हरा" में सफाई के समय को उपयोगकर्ता के अनुकूल तरीके से प्रदर्शित किया जाता है। पोर्टल ग्राहक के सुविधा प्रबंधकों के लिए सरल रूप में और उनके स्वयं के फोरमैन/ग्राहक प्रबंधकों के लिए अधिक विवरण में उपलब्ध है।
पोर्टल में स्थान, भवन, स्तर और कमरे मैन्युअल रूप से बनाए जा सकते हैं। मौजूदा जानकारी की तुलना में ग्राहक की रूम बुक एक बार या नियमित रूप से और स्वचालित रूप से आयात की जा सकती है। उपयोगकर्ता के पास हमेशा दो बार डेटा दर्ज किए बिना कमरों, सफाई और सहमत सफाई चक्रों की अप-टू-डेट स्थिति होती है।
मूल्यांकन के लिए सभी डेटा एक्सेल फ़ाइल या पीडीएफ के रूप में डाउनलोड के लिए उपलब्ध है। सरल ग्राफिकल मूल्यांकन सीधे यूजर इंटरफेस में एकीकृत होते हैं और वर्तमान सफाई स्थिति के बारे में त्वरित अभिविन्यास की अनुमति देते हैं।
सभी अवलोकनों को रिपोर्ट के रूप में पूर्वनिर्धारित किया जा सकता है और एक क्लिक के साथ कॉल किया जा सकता है। शेड्यूलिंग और नियमित रूप से भेजना, जैसे पिछले सप्ताह के लिए सप्ताह की शुरुआत में, पिछले महीने के महीने के अंत में संभव है